効率的な仕事の進め方（手動と自動）とは？

中々決められた時間までに仕事が終わらない、急な仕事が舞い込んで来て予定が狂い残業をしなければならなくなってしまった。

このような経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか？

私は、飲食店の店長の仕事をしていましたが、働いてくれているクルーがよく口を揃えてこう言います。

「忙しすぎて全然終わらない」

わかります。
確かに忙しいです。

しかし、忙しくて終わらないを前提にしていると確実に終わりません。

「終わるようにするにはどうしたらよいか考える」

ということを放棄してしまっています。

それでは仕事が終わるように考えるのはわかったけどどうすればよいか。

正解は沢山あります。
その中でも私が実践しているものを一つ紹介します。

仕事を手動と自動でできるものにわけて、常に仕事が効率良く進んでいるようにする

手動と自動とは、

ということです。

具体的にいうと、仕事の進捗や確認をしたいときにメールや電話を使いますよね？
その時に、手動にあたるのが電話、自動にあたるのがメールです。

どういうことかというと、電話している時は自分が行動している状態になっているので他の作業はできません。
（厳密にはできるかもしれませんが…）

一方、メールは送ってしまえば後は返信を待つだけなのでその間は他の仕事をすることができます。

なので、上記の例でいうと効率の良い仕事の進め方は【自動】にあたるメールを先に送り、【手動】にあたる電話を後にすると効率良く仕事をすることができます。

【手動】の電話が終わったら【自動】のメールの返信がきてるかもしれませんよね？
(Aさんに仕事の進捗確認のメール、Bさんに直接仕事の進捗確認というような状態です)

さらに数字でわかりやすくいうと、Aさんからメールの返信がくるのに10分、Bさんとの電話10分と仮定すると、先にメールを送っているので10分後にはAさんとBさんの仕事の進捗確認が同時に終わります。

もしこれが逆なら、Bさんとの電話に10分かかり、その後にメールで10分かかるので仕事の進捗確認をするのに合計20分かかってしまいます。

普段からこの【手動】と【自動】を使い分けるように考えて物事を進めていくと無駄な時間を省け、効率的に仕事を進めることができます。

他にも【手動】と【自動】の例を出しますと、

• 人に指示をだして作業してもらう【自動】その間に自分にしかできない仕事をする【手動】
• プリンターで印刷やFAXを送る【自動】その間に資料作成する【手動】
• 車移動で英語のリスニング【自動】運転する【手動】
• 電子レンジでチンしている【自動】その間に野菜を切る【手動】

恐らく言い出すと切りがありません。

これらの例、やっている人は結構いるのではないでしょうか？
ですが、仕事を進める上で常にこれらを意識して上手に組み合わせるのは容易ではありません。

ですが少しずつでもいいので、これをした後にあれをすれば効率的ではないか？等を考えて実行すれば効果はでてくるはずです。

何も考えずに仕事を進めている人とでは何倍もの差になってくるでしょう。
自然にできる段階までくると桁違いに仕事が早くなっているはずです。

効率的に仕事を進める方法の一つに過ぎませんが、意識して取り組む価値は必ずあります。
ぜひ参考にしてみて下さい。

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